Manfaat Gunakan Email Bisnis daripada Email Publik (Gratisan)
Ada ratusan layanan email gratis yang tersedia bagi pengguna internet. Contoh gmail, yahoo, live, outlook, dan lain sebagainya. Tetapi ada saatnya Anda harus mempertimbangkan keberadaan mereka ketika menjalankan bisnis. Mau tetap gunakan email publik gratisan atau email bisnis?
Apa sih email bisnis itu? Email yang menggunakan nama bisnis Anda sendiri. Contoh info@namabisnis.com. Bukanlah namabisnis@gmail.com (ini gunakan email publik gratisan).
Berikut adalah tujuh alasan untuk gunakan email bisnis Anda sendiri:
1. Email bisnis mencerminkan bagaimana Anda mengelola bisnis.
Ketika Anda mendapat kesempatan untuk buat kesan pertama dalam sebuah pertemuan bisnis. Kemudian kontak Anda dengan calon pelanggan potensial adalah melalui email, maka anda@namabisnis.com akan mewakili bisnis Anda. Lebih baik daripada namabisnis@hotmail.com. Memiliki email yang tertaut ke domain bisnis Anda sendiri membawa profesionalisme dalam cara Anda menjalankan bisnis.
2. Email bisnis membangun kepercayaan.
Berbagai penelitian telah menemukan bahwa alamat email profesional membantu membangun kepercayaan konsumen. Memiliki email dan situs web yang terhubung bersama menunjukkan Anda serius tentang bisnis Anda dan ini membantu untuk mendapatkan kepercayaan dari calon pelanggan atau kolega.
Tidak hanya membangun kepercayaan, email bisnis dapat berfungsi sebagai alat pemasaran untuk mengarahkan lebih banyak lalu lintas (traffic) ke website Anda. Bila Anda memiliki alamat email profesional yang terkait langsung dengan nama website, pelanggan dapat menggunakan nama domain setelah @ untuk menemukan situs website Anda. Contoh hendraws@boc.co.id nama domain setelah @ adalah boc.co.id.
3. Membantu melindungi data bisnis.
Banyak layanan email publik gratis yang rentan terhadap peretasan/pencurian, membuat informasi bisnis Anda dalam email rentan terhadap peretas. Sekali email publik gratis itu tercuri, maka Anda bakal kesulitan masuk kembali. Para pencuri sudah pintar untuk ubah password, nomor HP, kata kunci dan email sekunder untuk verifikasi.
Bagaimana jika Anda menggunakan email publik itu lebih dari 5 tahun dan didalamnya berisi informasi bisnis penting dan alamat-alamat email pelanggan Anda? Lain ceritanya jika Anda menggunakan email profesional. Sekali kecurian, Anda bisa menghubungi pihak provider server/datacenter web hosting untuk reset password atau mengembalikan data itu untuk Anda. Jika sudah terhapus? Provider server akan mengembalikan data tersebut dari fasilitas backup data nya.
4. Email bisnis membuat Anda bebas dari indikasi spam.
Jika Anda menggunakan email marketing untuk meningkatkan penjualan, email bisnis lebih dipercaya oleh penyedia email di seluruh dunia. Beberapa layanan email gratis ditargetkan atau dikategorikan sebagai spammer. Ini berarti bahwa email yang Anda kirim dari alamat email gratis dapat ditandai sebagai spam dan masuk ke spambox. Pelanggan Anda jarang atau hampir tidak pernah periksa spam folder, ini artinya akan terjadi kehilangan kesempatan agar email Anda diketahui dengan cepat.
Apakah email bisnis akan selalu masuk ke inbox? Kadang ada yang terperangkap di spambox. Hal ini bisa Anda laporkan kepada provider server untuk memperbaiki reputasi server mereka dan email bisnis Anda kembali normal.
5. Email bisnis bisa diakses di semua perangkat.
Layaknya email publik gratisan, email bisnis bisa diakses melalui browser (firefox, chrome, safari, dll). Kemudian diakses melalui smartphone, tablet, laptop, komputer menggunakan program email seperti outlook, mac mail, thunderbird ataupun aplikasi email milik Android, iPhone dan Windows Phone. Provider server mempunyai cara setting nya. Kontak mereka.
Email bisnis bisa disetting menggunakan teknologi POP3 ataupun IMAP. POP3 adalah ketika data email akan terdownload total ke storage perangkat (smartphone, laptop/komputer). Sedangkan IMAP adalah teknologi men-copy data email dari server ke perangkat. Jadi data email masih tersimpan di storage server email.
6. Bisa mencipta banyak nama Email bisnis yang singkat dan profesional.
Ketika Anda mencipta email publik (gratisan) maka hanya dapat satu alamat email berikut inbox nya. Punya namabisnis@gmail.com maka hanya itulah inbox Anda. Bagaimana jika Anda punya banyak staf dan divisi sehingga masing-masing harus punya email?
Jika Anda tetap menggunakan email publik, maka Anda akan buat email lagi dan mungkin namanya panjang, semisal namabisnis.akunting@gmail, namabisnis.marketing@gmail dll.
Jika Anda punya banyak sales marketing, apakah Anda rela komunikasi bisnis nya menggunakan email pribadi mereka? Bagaimana jika mereka resign? Anda berpotensi kehilangan banyak pelanggan yang tadi nya berkomunikasi dengan staf Anda.
Dengan Email bisnis, Anda bisa mencipta alamat email tak terbatas untuk Anda dan staf dari beragam divisi bisnis yang ada. Tentunya dengan nama singkat. Semisal marketing@namabisnis, akunting@namabisnis, namastaf1@namabisnis, namastaf2@namabisnis.
Anda tinggal siapkan aturan bahwa seluruh komunikasi email harus menggunakan email bisnis. Maka seluruh komunikasi bisnis menjadi aset digital Anda.
7. Kontrol Bisnis ada ditangan Anda.
Kontrol maksudnya tidak harus ikut campur, namun lebih kepada fungsi pengawasan komunikasi bisnis Anda. Jika bisnis Anda punya 10 alamat email dalam komunikasinya maka Anda bisa melihat arus komunikasi didalamnya. Caranya dengaan forward 10 alamat email itu ke satu email induk dimana hanya Anda saja yang bisa akses.
Jika 10 alamat email bisnis itu terdiri dari akunting, sales, marketing, produksi, maka Anda bisa memonitor kinerja mereka. Contoh jika Anda ingin melihat kinerja 3 staf sales Anda. Berikan masing-masing nama email bisnis buat mereka, misal andi@namabisnis, eko@namabisnis, dan putu@namabisnis. Masing-masing bekali dengan kartu nama bisnis.
Anda tinggal setting 3 email sales tersebut terforward ke email bisnis Anda sendiri sebagai owner. Selanjutnya Anda tinggal melihat seberapa banyak mereka mendapatkan email dari konsumen. Jelasnya yang paling banyak dapat kontak adalah yang paling produktif dalam aktivitas sales nya.
Bagaimanakah jika staf sales nya resign? Apakah email mereka Anda hapus? Jangan! Anda bisa hapus inbox nya tapi tetap menciptakan nama mereka tanpa harus punya inbox. Ciptakan email forwarding dengan nama mereka yang resign dan komunikasi terkirim ke email staf baru. Selanjutnya Anda monitor tanpa harus kehilangan pelanggan lama.
Ada beberapa orang menyangsikan manfaat email bisnis ini dengan bilang, “Yang jadi issue itu security dan reliability, belum lagi kalau ujung2nya malah masuk ke spam box bukan ke inbox.”
Lantas saya balas:
Bagaimana cara nya buat email bisnis dan fasilitas nya? Ikuti kelas DONGKRAK #2 Digital Marketing Workshop.
Selamat mencoba.
Salam DONGKRAK!
Hendra W Saputro
CEO BOC Indonesia
[ig] hendraws
[ig BOC] bocjoss
